1. Pihak yang Mengadakan Kontrak
LEI System OÜ, sebuah perusahaan swasta terbatas yang didirikan di Estonia, merupakan pihak kontrak yang menyediakan layanan di bawah merek dagang LEI System. Dalam hal tidak terdapat anak perusahaan lokal LEI System di negara tempat tinggal pelanggan, LEI System OÜ (nomor LEI 984500908J38713A7650) akan bertindak sebagai badan hukum default. LEI System berfungsi sebagai Agen Pendaftaran LEI dan menjalin kerja sama dengan Local Operating Unit (LOU) yang telah terakreditasi secara resmi, yaitu Ubisecure Oy (beroperasi dengan nama RapidLEI), yang memiliki LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Permohonan dan Pengelolaan LEI
2.1. Klien dapat mengajukan permohonan untuk memperoleh, memperbarui, atau mentransfer Legal Entity Identifier dengan mengisi formulir online yang relevan dan menyelesaikan pembayaran menggunakan metode yang diterima seperti kartu kredit atau PayPal.
2.2. Dengan mengajukan permohonan, klien mengakui dan menyetujui Syarat dan Ketentuan ini serta menegaskan bahwa seluruh data yang diberikan adalah akurat. Pemohon menyatakan bahwa mereka berwenang untuk bertindak atas nama badan hukum yang bersangkutan. Sejumlah detail kontak dapat dibagikan kepada LOU untuk mendukung proses validasi.
2.3. Klien memberi kuasa kepada LEI System untuk menyetujui syarat dan ketentuan LOU (misalnya milik RapidLEI) atas nama mereka. Seluruh perjanjian LOU didasarkan pada pedoman GLEIF dan pada dasarnya serupa. Sebagai contoh, syarat layanan RapidLEI dapat ditemukan di https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System diberi wewenang untuk bertindak atas nama badan hukum klien dalam hal-hal yang berkaitan dengan LEI, termasuk penerbitan, perpanjangan tahunan, dan transfernya.
2.5. Ketika sebuah LEI ditransfer dari penyedia lain ke LEI System, perubahan LOU mungkin diperlukan. Transfer harus terjadi sebelum atau bersamaan dengan perpanjangan.
2.6. LEI yang berada di bawah administrasi LEI System berhak diperbarui hingga 60 hari sebelum tanggal kedaluwarsa. Dalam situasi yang melibatkan perpanjangan dini setelah transfer dari penyedia layanan lain, mungkin terjadi pengurangan masa berlaku.
2.7. Pemrosesan akan dimulai setelah permohonan dan pembayaran diterima.
2.8. LEI System dapat meminta dokumentasi yang mengonfirmasi kewenangan pemohon, termasuk namun tidak terbatas pada Surat Kuasa.
2.8.1. Otorisasi harus ditandatangani secara eksklusif oleh pihak yang secara resmi diberi wewenang untuk mewakili badan hukum tersebut. Peniruan identitas atau pemalsuan kewenangan penandatangan sangat dilarang.
2.8.2. Sebelum penerbitan atau perpanjangan LEI, LEI System, bekerja sama dengan LOU, mengajukan permintaan verifikasi data ke registri resmi yurisdiksi terkait, sebagaimana diakui oleh GLEIF. Data yang diperoleh dari permintaan ini diteruskan kepada klien untuk ditinjau dan dikonfirmasi.
2.8.3. Klien berhak mengonfirmasi atau menolak data yang diperoleh dari registri. Jika terjadi penolakan, klien wajib memberikan justifikasi dan menyesuaikan data mereka dengan registri resmi yurisdiksi terkait sebelum LEI dapat diterbitkan atau diperbarui.
2.8.4. Apabila data yang diperoleh dari registri konsisten dengan data yang diajukan klien dalam permohonan, LEI System dapat, atas kebijakannya sendiri, mengonfirmasi data tersebut atas nama klien. LEI System tidak berkewajiban untuk melakukannya.
2.9. Dokumentasi tambahan dapat diminta untuk tujuan verifikasi, termasuk:
- salinan sertifikat pendaftaran badan hukum
- identifikasi perwakilan yang berwenang
- bukti tanggal pendirian
- dokumentasi yang mendukung perubahan pada catatan korporat
2.10. Jika badan hukum dimiliki atau dikendalikan oleh perusahaan induk yang menyusun laporan keuangan konsolidasi, data Level 2 (induk) wajib diserahkan. Jika pelaporan tidak memungkinkan, alasan yang sah harus diberikan.
2.10.1. Dokumentasi yang mengonfirmasi status konsolidasi dapat diminta oleh LEI System.
2.11. Cabang internasional wajib menyertakan LEI kantor pusat, yang harus dalam status aktif (ISSUED).
2.12. Badan hukum yang diklasifikasikan sebagai dana investasi atau umbrella fund dapat diminta untuk mengungkapkan hubungan dana, termasuk manajer dana, struktur umbrella, dan/atau hubungan feeder-master.
2.12.1. Dokumen terkait yang mendukung hubungan tersebut dapat diminta.
2.12.2. LEI harus disertakan untuk setiap entitas terkait yang dirujuk.
2.13. Sebagian besar pendaftaran LEI diselesaikan dalam waktu 1–3 jam. Namun, permohonan yang melibatkan hubungan induk atau dana dapat memerlukan waktu hingga 48 jam. Perpanjangan dan transfer LEI dapat memakan waktu hingga 7 hari. Data yang tidak lengkap atau tidak akurat dapat menyebabkan keterlambatan.
2.14. Setelah permohonan berhasil diselesaikan, konfirmasi dan faktur akan dikirim ke alamat email yang diberikan pada saat checkout.
2.15. Permohonan menjadi mengikat dan tidak dapat dibatalkan setelah diajukan dan dibayar. Hal ini berlaku baik untuk pendaftaran awal maupun perpanjangan, termasuk transfer.
2.16. Jika klien tidak menyerahkan dokumentasi yang diperlukan, LEI System dan mitra LOU-nya dapat melanjutkan proses menggunakan informasi yang tersedia untuk umum. LEI yang tidak dapat diproses karena data yang tidak lengkap tidak akan dikembalikan dananya, dan tidak ada tanggung jawab yang diasumsikan atas konsekuensi yang timbul akibatnya.
2.17. Setelah diterbitkan, LEI dan data referensi terkait menjadi dapat diakses publik di situs web GLEIF dan LEI System. LEI bersifat permanen dan tidak dapat dialihkan atau dihapus.
2.18. LEI System akan memberi tahu klien melalui email 60 hari sebelum tanggal perpanjangan yang dijadwalkan.
3. Paket Multi-tahun dan Perpanjangan Otomatis
3.1. Klien dapat memilih untuk membayar di muka perpanjangan LEI mereka untuk jangka waktu hingga lima tahun.
3.2. Meskipun pembayaran multi-tahun telah dilakukan, data LEI tetap akan diperbarui setiap tahun sebagaimana diwajibkan oleh GLEIF. "Tanggal perpanjangan berikutnya" resmi didasarkan pada siklus 365 hari sejak perpanjangan terakhir yang dikonfirmasi.
3.3. Jika LEI yang tercakup dalam kontrak multi-tahun dipindahkan ke penyedia layanan lain, perjanjian dengan LEI System dianggap berakhir, dan tidak akan ada pengembalian dana yang diberikan.
3.4. Klien dapat mengaktifkan perpanjangan otomatis. Pemberitahuan awal akan dikirim ke email terdaftar 60 hari sebelum tanggal kedaluwarsa. Klien memiliki waktu lima hari kalender sejak menerima pemberitahuan untuk membatalkan atau mengubah data mereka. Jika tidak ada pembatalan yang diterima, pembayaran akan diproses menggunakan metode pembayaran yang awalnya diberikan. Setelah perpanjangan dimulai, proses ini tidak dapat dibatalkan.
3.5. LEI System berhak memperbarui data referensi menggunakan sumber registri.
3.5.1. Jika registri resmi tidak dapat diakses, data referensi yang ada dapat digunakan untuk perpanjangan.
3.5.2. Jika verifikasi gagal, hubungan induk atau dana dapat ditandai sebagai tidak dipublikasikan.
3.5.3. Klien bertanggung jawab untuk memberi tahu LEI System mengenai setiap perubahan yang tidak tercakup dalam registri.
3.5.4. LEI System dapat meminta dokumentasi pendukung tambahan termasuk laporan keuangan terbaru, surat otorisasi baru, atau deklarasi pengecualian.
3.5.5. Jika dokumentasi yang diperlukan tidak diserahkan dalam waktu 60 hari, LEI mungkin tidak dapat diperbarui dan perjanjian layanan dapat diakhiri.
4. Sertifikat & Lencana LEI
4.1. LEI System menawarkan produk identitas digital berikut, yang dapat ditambahkan ke pesanan saat checkout atau diminta setelahnya di halaman Detail Pesanan LEI:
- Sertifikat LEI yang dapat dicetak: sertifikat digital yang berisi data LEI perusahaan Anda, berdasarkan ISO 17442 — standar internasional yang didukung oleh negara-negara G20. Tersedia untuk diunduh secara langsung dan dicetak sendiri.
- Lencana LEI untuk situs web: lencana kecil untuk situs web Anda. Pengunjung dapat mengkliknya untuk langsung memverifikasi detail perusahaan Anda seperti yang dipublikasikan dalam database GLEIF.
- Lencana LEI untuk email: banner kecil untuk tanda tangan email Anda, menunjukkan kepada penerima bahwa perusahaan Anda adalah badan hukum yang terverifikasi.
4.2. Semua produk yang tercantum di atas dikirim secara digital. LEI System tidak mengirimkan sertifikat fisik melalui pos.
5. Biaya Layanan dan Perpajakan
5.1. Harga untuk layanan terkait LEI termasuk pendaftaran, perpanjangan, dan transfer dipublikasikan di situs web LEI System dan mencakup biaya tambahan GLEIF yang berlaku. Biaya untuk memesan LEI baru, mentransfer LEI, atau memperbarui LEI dapat ditemukan di halaman harga kami.
5.2. Penanganan PPN:
- Klien Estonia: berlaku PPN sebesar 24%.
- Klien berbasis UE dengan nomor PPN yang valid: tidak ada PPN yang akan ditambahkan (berlaku reverse charge).
- Klien berbasis UE tanpa nomor PPN yang valid: PPN dikenakan sesuai tarif yang berlaku di negara tempat tinggal klien berdasarkan skema EU VAT One Stop Shop (OSS). Sebagai penyedia layanan digital, LEI System diwajibkan untuk memungut dan menyetorkan PPN lokal atas nama negara klien, yang berarti tarif dan aturan PPN negara anggota UE klien berlaku.
- Klien di luar UE: tidak ada PPN yang dikenakan.
5.3. Perpanjangan otomatis akan dikenakan biaya berdasarkan harga aktif yang dipublikasikan pada saat pemrosesan.
6. Pengembalian Dana dan Pembatalan
6.1. Permintaan pengembalian dana harus diajukan ke support@leisystem.com dan akan ditinjau dalam waktu 7 hari kerja.
6.2. Pengembalian dana yang disetujui diproses melalui metode pembayaran asli dan dapat memakan waktu hingga 30 hari untuk mencapai rekening bank klien, tergantung pada penyedia pembayaran dan lembaga perbankan.
6.3. Setelah pesanan diajukan, alur kerja otomatis dan aktivitas pemrosesan segera dimulai. Pendaftaran, perpanjangan, dan transfer LEI melibatkan kerja berbagai organisasi dan spesialis, termasuk pengumpulan data, verifikasi, validasi, dan pemrosesan yang dilakukan bersama LOU terakreditasi (RapidLEI). Memproses pembatalan dan pengembalian dana juga memerlukan pekerjaan administratif terpisah, termasuk entri akuntansi dan penerbitan nota kredit. Oleh karena itu, biaya pemrosesan sebesar €40 berlaku untuk semua pengembalian dana dan akan dipotong dari jumlah yang dikembalikan kepada klien.
6.3.1. Biaya pemrosesan €40 juga berlaku dalam hal LEI tidak dapat diterbitkan, diperbarui, atau ditransfer karena keadaan yang berkaitan dengan pemohon atau badan hukum. Ini termasuk, namun tidak terbatas pada, situasi di mana badan hukum tersebut tidak terdaftar dalam registri nasional resmi yang diterima oleh GLEIF untuk penerbitan LEI, di mana pendaftaran, status hukum, atau lisensinya tidak dapat diverifikasi melalui registri tersebut atau otoritas nasional yang berwenang, atau di mana badan hukum tersebut tidak memenuhi persyaratan yang berlaku untuk penerbitan LEI.
Biaya pemrosesan juga berlaku jika klien telah menyerahkan informasi dan dokumentasi yang diminta, namun informasi atau dokumentasi yang diberikan tidak memadai atau tidak dapat diterima untuk keperluan verifikasi dan validasi LEI. Biaya ini mencakup pekerjaan administratif, verifikasi, validasi, dan pekerjaan terkait LOU yang telah dilakukan sebelum ditentukan bahwa LEI tidak dapat diterbitkan, diperbarui, atau ditransfer.
6.3.2. Untuk permohonan LEI di yurisdiksi tertentu, LOU (Local Operating Unit) dapat mengenakan biaya tambahan yurisdiksi untuk menutupi biaya wajib registri atau pengambilan data yang dikenakan oleh otoritas lokal. Jika berlaku, biaya tambahan ini ditampilkan pada saat checkout sebelum pembayaran. Biaya tersebut diteruskan kepada klien sesuai harga aslinya dan tidak dapat dikembalikan setelah proses registri atau pengambilan data terkait dimulai, terlepas dari apakah LEI pada akhirnya diterbitkan atau tidak.
6.4. Pengembalian dana tidak tersedia dalam skenario berikut:
- LEI telah diterbitkan atau diperbarui.
- Perpanjangan otomatis telah selesai dilakukan.
- Kontrak multi-tahun telah dibatalkan sebelum waktunya.
- Transfer LEI telah mengakibatkan hilangnya masa berlaku yang telah dibayar sebelumnya dengan penyedia layanan atau LOU lain.
- Klien gagal menyerahkan informasi atau dokumentasi yang diperlukan untuk memproses pesanan dalam waktu 60 hari sejak permintaan.
- Informasi entitas induk telah diserahkan namun kemudian ditemukan tidak valid atau tidak dapat divalidasi.
6.5. Seluruh penanganan pengembalian dana dan pembatalan tunduk pada Kerangka Tata Kelola Agen Pendaftaran GLEIF yang berlaku dan setiap persyaratan wajib yang berlaku untuk proses penerbitan, perpanjangan, atau transfer LEI.
7. Layanan Pihak Ketiga dan Mitra Pemasaran
7.1. LEI System dapat mengalihdayakan layanan pendukung tertentu kepada vendor pihak ketiga yang khusus. Hal ini dapat mencakup:
- hosting dan pemeliharaan platform online
- penanganan pembayaran yang aman
- layanan komunikasi (misalnya, email, notifikasi)
- alat pengumpulan umpan balik pelanggan
7.2. Vendor-vendor ini dapat mengakses data klien secara ketat sesuai kebutuhan untuk memberikan layanan mereka, di bawah perjanjian kerahasiaan dan perlindungan data.
7.3. Data kontak (nama bisnis, perwakilan, email, dll.) dapat dibagikan kepada mitra pemasaran terpilih yang menawarkan layanan yang relevan bagi klien.
7.4. Penyedia pihak ketiga dapat menghubungi klien secara langsung mengenai layanan mereka jika terkait dengan operasional LEI System.
7.5. Seluruh keterlibatan pihak ketiga tunduk pada standar privasi yang setara atau lebih tinggi dari yang ditetapkan oleh LEI System.
7.6. Dengan menggunakan layanan LEI System, klien menyetujui pengaturan di atas.
8. Yurisdiksi Hukum dan Ketentuan Akhir
8.1. Klien tetap bertanggung jawab penuh atas seluruh tindakan dan kewajiban yang terkait dengan LEI badan hukum mereka.
8.2. LEI System tidak bertanggung jawab atas konsekuensi finansial atau regulasi apa pun yang timbul akibat keterlambatan atau kegagalan pemrosesan LEI.
8.3. Syarat dan Ketentuan ini dapat diperbarui tanpa pemberitahuan. Versi terbaru selalu tersedia di leisystem.com.
8.4. Perjanjian ini dan setiap sengketa atau klaim yang timbul dari atau sehubungan dengannya, termasuk sengketa atau klaim non-kontraktual, akan diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Estonia. Pengadilan Republik Estonia memiliki yurisdiksi eksklusif untuk menyelesaikan setiap sengketa atau klaim tersebut.